Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 08/2026/TT-BNV, quy định chi tiết và hướng dẫn việc cấp mã định danh cho hợp đồng lao động điện tử (ID); cấp, khóa, mở khóa tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử (gọi tắt là Nền tảng); kết nối; quản lý, sử dụng, khai thác; dữ liệu và cập nhật, khai thác, lưu trữ, chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Đối tượng áp dụng
Thông tư áp dụng cho ba nhóm đối tượng chính: Người lao động và người sử dụng lao động theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động năm 2019, thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử; Nhà cung cấp eContract; Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc thực hiện các quy định tại Thông tư này.
Nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử
Thông tư quy định rõ nguyên tắc cấp mã định danh cho hợp đồng lao động điện tử. Mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, nếu đảm bảo quy định, sẽ được cấp một ID duy nhất, không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác. ID được cấp một lần và không thay đổi, kể cả trong trường hợp hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử sẽ được gắn ID của hợp đồng lao động điện tử đó. Cơ quan nhà nước sử dụng ID làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử. Việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử đã được các bên giao kết. ID được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu (theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động, mã số thuế của người sử dụng lao động) do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử xây dựng phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu, nhưng các mã này không thay thế cho ID.
Cấu trúc của mã ID
Cấu trúc của ID được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo thuật toán tự động, bao gồm 1 ký tự chữ và 12 ký tự số. Trong đó, ký tự chữ là A, B hoặc C: chữ cái A được gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 1/7/2026 thông qua các eContract đảm bảo quy định tại Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP; chữ cái B được gán cho hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy; chữ cái C được gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 1/7/2026. 12 ký tự số được cấu thành như sau: 2 ký tự số đầu tiên là 2 số cuối của năm hợp đồng lao động điện tử được Nền tảng cấp ID; 10 ký tự số sau là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên.
Quy trình và kết nối
Thông tư cũng quy định chi tiết về quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử; đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng; kết nối eContract với Nền tảng; tạm dừng, chấm dứt kết nối eContract với Nền tảng; kết nối từ các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu khác đến Nền tảng; kiểm tra an toàn thông tin; bảo đảm liên tục dịch vụ và bảo vệ người dùng cuối.
Quản lý, sử dụng, khai thác dữ liệu
Thông tư nêu rõ, dữ liệu chủ, dữ liệu mở, dữ liệu dùng chung trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được quản lý, sử dụng theo các nguyên tắc sau:
- Việc quản lý dữ liệu chủ, dữ liệu mở, dữ liệu dùng chung phải tuân thủ quy định của pháp luật về dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng và các quy định pháp luật có liên quan; bảo đảm thống nhất trong quản lý nhà nước, tránh trùng lặp, chồng chéo.
- Mỗi loại dữ liệu phải được xác định rõ phạm vi sử dụng, mục đích khai thác, cơ quan chủ quản, đơn vị quản lý, đơn vị khai thác; bảo đảm dữ liệu được sử dụng đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền.
- Dữ liệu chủ phải là dữ liệu chính thức, có giá trị làm căn cứ dùng chung, được cập nhật kịp thời, đồng bộ và là nguồn tham chiếu thống nhất cho các hệ thống, nền tảng có liên quan.
- Dữ liệu dùng chung được chia sẻ, khai thác thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, hạ tầng kết nối, chia sẻ dữ liệu theo quy định; bảo đảm kiểm soát truy cập, phân quyền sử dụng và ghi nhận đầy đủ quá trình khai thác dữ liệu.
- Dữ liệu mở phải được công bố công khai, ở định dạng mở, dễ truy cập, dễ sử dụng; bảo đảm không chứa thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước, dữ liệu cá nhân hoặc thông tin hạn chế tiếp cận theo quy định pháp luật.
- Việc quản lý, chia sẻ và khai thác dữ liệu chủ, dữ liệu mở, dữ liệu dùng chung phải bảo đảm các yêu cầu về an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân; có biện pháp phòng ngừa, phát hiện và xử lý rủi ro trong suốt vòng đời dữ liệu.
Dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được thu thập thông qua trách nhiệm báo cáo, cung cấp thông tin của Nhà cung cấp eContract, người sử dụng lao động, người lao động, Sở Nội vụ, Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất theo quy định tại Thông tư này. Danh mục dữ liệu trên Nền tảng được quy định chi tiết tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư. Danh mục dữ liệu chủ, dữ liệu mở, dữ liệu dùng chung do Bộ Nội vụ công bố theo quy định của pháp luật. Dữ liệu mở trên Nền tảng được đồng bộ về Trung tâm Dữ liệu quốc gia. Tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng dữ liệu mở thực hiện đăng ký khai thác và sử dụng dữ liệu theo quy định về khai thác, sử dụng dữ liệu của Trung tâm Dữ liệu quốc gia.
Thời hạn lưu trữ dữ liệu
Thời hạn lưu trữ dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng lao động điện tử và các văn bản điện tử khác liên quan trên Nền tảng là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt. Trường hợp người sử dụng lao động và người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục theo quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động năm 2019 thì thời hạn 10 năm được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.
Quyền và trách nhiệm của tổ chức, cá nhân
Thông tư quy định rõ về quyền và trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng các chức năng, dịch vụ trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, bao gồm: Khai thác, sử dụng chức năng, dịch vụ phù hợp với mức độ an toàn theo hình thức xác thực khi đăng nhập; chịu trách nhiệm trước pháp luật về những thông tin kê khai, đăng ký tài khoản trên Nền tảng; chỉ sử dụng Nền tảng cho các mục đích hợp pháp và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động được thực hiện bằng tài khoản của mình; quản lý tài khoản, giữ bí mật thông tin tài khoản, mật khẩu; trường hợp phát hiện mật khẩu bị mất hoặc bị đánh cắp hoặc phát hiện có người sử dụng trái phép tài khoản phải thông báo ngay cho đơn vị quản lý, vận hành Nền tảng; chịu trách nhiệm đối với tất cả nội dung do mình gửi, đăng ký, cung cấp khi sử dụng các chức năng, dữ liệu, dịch vụ trên Nền tảng và có trách nhiệm đối với các bên liên quan khác trước pháp luật.
Theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân, Bộ Nội vụ xem xét cung cấp các dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định của pháp luật về cung cấp thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân, bảo mật thông tin. Bộ Nội vụ là cơ quan chủ quản của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, có trách nhiệm quản lý, vận hành Nền tảng; ban hành quy chế hoạt động, các tài liệu hướng dẫn việc truy cập, kết nối, khai thác, sử dụng; phân công đơn vị chủ trì thực hiện quản lý, vận hành, quản trị dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
