Cảnh báo từ PA08: Lỗi ảnh và khai sai nơi sinh khiến hồ sơ hộ chiếu bị treo
Ngày 10.4, Phòng Quản lý xuất nhập cảnh (PA08) thuộc Công an TP.HCM đã đưa ra giải đáp chi tiết về các lỗi phổ biến khiến hồ sơ làm hộ chiếu bị "treo" hoặc xử lý chậm trễ. Theo đó, phần lớn các trường hợp nghẽn hồ sơ xuất phát từ hai nguyên nhân chính: lỗi ảnh chân dung không trùng khớp với dữ liệu thẻ căn cước và khai sai thông tin nơi sinh. Để quá trình làm hộ chiếu diễn ra suôn sẻ, người dân cần đặc biệt lưu ý những hướng dẫn dưới đây.
Ảnh chân dung: Tuân thủ nghiêm ngặt quy tắc 6 tháng
Theo PA08, nhiều công dân có thói quen tái sử dụng file ảnh từ các lần cấp hộ chiếu trước hoặc dùng ảnh cũ để tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát hiện đại ngày nay đòi hỏi tính cập nhật và chính xác rất cao về sinh trắc học. Do đó, người dân phải đặc biệt chú ý đến "Quy tắc 6 tháng", tức là ảnh chụp phải được thực hiện trong vòng 6 tháng gần nhất. Tuyệt đối không được sử dụng lại ảnh cũ đã có trong hệ thống dữ liệu hộ chiếu trước đó.
Ngoài ra, ảnh chụp cần đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt:
- Phông nền trắng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
- Tóc không được che tai và không được che trán – đây là chi tiết nhỏ nhưng thường bị bỏ qua.
Trong trường hợp công dân đã can thiệp thẩm mỹ làm thay đổi đáng kể diện mạo so với thời điểm làm thẻ căn cước, PA08 khuyến cáo nên thực hiện đổi lại thẻ căn cước mới trước khi nộp hồ sơ làm hộ chiếu. Điều này nhằm đảm bảo dữ liệu trùng khớp hoàn toàn, tránh phát sinh sai sót.
Khai thông tin nơi sinh: Tránh nhầm lẫn giữa quê quán và nơi sinh thực tế
Một lỗi phổ biến khác khiến hồ sơ bị trả về là việc nhầm lẫn giữa nơi sinh, quê quán và nơi đăng ký khai sinh. PA08 nhấn mạnh: Nơi sinh phải là địa danh hành chính (tỉnh/thành phố) nơi công dân chào đời theo đúng giấy khai sinh.
Đối với người làm hộ chiếu lần đầu, cần đối chiếu chính xác tỉnh/thành phố ghi trong giấy khai sinh để kê khai. Còn với người đổi hộ chiếu, nếu phát hiện nơi sinh ghi trong hộ chiếu cũ và giấy khai sinh không trùng khớp, công dân phải khai theo đúng giấy khai sinh. Tại mục 14 (chi tiết nội dung đề nghị), người dân cần ghi rõ: "Điều chỉnh nơi sinh theo giấy khai sinh".
Ở mục thành phần hồ sơ, người dân nên tải ảnh chụp giấy khai sinh (có dấu mộc đỏ) để cơ quan chức năng có cơ sở đối chiếu và điều chỉnh kịp thời.
Lưu ý về địa danh hành chính sau sáp nhập
Trong trường hợp tỉnh/thành phố nơi sinh trước đây đã được sáp nhập hoặc đổi tên (ví dụ: tỉnh Bình Dương đã sáp nhập vào TP.HCM), công dân cần khai theo tên tỉnh/thành phố hiện hành. Tại TP.HCM, sau khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính, người dân phải lưu ý viết rõ tên địa danh theo đúng quy định mới.
Ví dụ: thay vì viết tắt "P.Phước Long B, TP.Thủ Đức", phong cách chuẩn xác hiện nay là viết rõ "phường Phước Long, TP.HCM". PA08 nhấn mạnh việc người dân ghi rõ ràng, không viết tắt sẽ giúp hệ thống phân loại và xử lý hồ sơ nhanh chóng hơn.
Chuẩn bị kỹ lưỡng hình ảnh và đối soát thông tin nơi sinh theo đúng giấy khai sinh không chỉ giúp người dân tiết kiệm thời gian mà còn tránh được tình trạng hồ sơ bị "ngâm" hoặc phải đi lại bổ túc nhiều lần. Hãy tuân thủ đúng hướng dẫn để quá trình làm hộ chiếu diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
